Tata Ruang Kantor / Office Layout

PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

Pengertian

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut  juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya di dalam  ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

-    * Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang      tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

-    *   Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of      furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai      penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

Tujuan

Ada  Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.

6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.

8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.

9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

* The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan,               diantaranya:

   1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

   2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

   3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.

   4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

   5. Pengawasan mudah dilaksanakan.

   6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

* Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:

  1. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.

  2. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

  3. Pengawasan dapat dipermudah.

  4. Hubungan dapat dipercaya.

  5. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.

  6. Jalannya pekerjaan lebih lancar.

  7. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

Jenis - jenis Tata Ruang Kantor :

1. Tata Ruang Kantor Terbuka

    Dengan tata ruang terbuka maka akan menyisakan lebih banyak ruang kosong dengan cara meminimalisir ruangan terpisah di kantor.

Hanya ruangan tertentu yang memiliki pemisah, seperti ruang rapat, ruang interview atau pantry, sementara ruang kerja semua karyawan biasanya akan menjadi satu. Penggunaan separator dan kubikel tertutup pun dihindari pada tata ruang terbuka, sehingga setiap karyawan bisa saling bersosialisasi satu sama lain.

Sebelum tahun 1950an kantor dengan tata ruang terbuka biasanya menggunakan beberapa baris meja sebagai tempat kerja admin, juru ketik atau teknisi. Desain ini merupakan penerapan yang berdasarkan pengembangan dari konsep desain 2 orang insinyur industri Frederick Winslow Taylor and Henry Ford.

Dengan semua orang yang berbagi satu meja kerja besar yang sama dan duduk cukup dekat satu sama lain. Hal ini tentu akan mengurangi privasi bagi setiap orang, meskipun dianggap dapat meningkatkan kemudahan koordinasi dan komunikasi dalam bekerja.

* Kelebihan jenis tata ruang terbuka

   - Mengurangi biaya dan menghemat ruang

   - Memudahkan komunikasi dan pengurangan memo

   - Mudah beradaptasi dengan perubahan

   - Mudah melakukan pengawasan

   - Meningkatkan efektivitas pencahayaan

   - Memotivasi karyawan dalam kelompok yang sama

* Kekurangan jenis tata ruang terbuka

   - Karyawan terganggu karena lebih rentan berisik

   - Tidak ada privasi

   - Suasana impersonal

   - Penyebaran penyakit lebih mudah

2. Tata Ruang Kantor Tertutup

  Tata ruang tertutup pada dasarnya memang diciptakan untuk kantor, dengan tujuan untuk memisahkan setiap divisi atau departemen. Sehingga setiap karyawan memiliki ruang kerja yang terpisah dan bisa lebih fokus dalam bekerja.

Selain membagi ruangan berdasarkan divisi, jenis tata ruang ini terkadang juga membagi ruang kerja per individu karyawan. Setiap orang akan memiliki ruangan sendiri atau sekedar kubikel sebagai pemisah.

Kantor dengan tata ruang tertutup merupakan kantor dengan desain yang privat. Layout jenis ini menggunakan kubikel atau separator sebagai pemisah tiap ruangan di kantor. Konsep tata ruang kantor tertutup diciptakan oleh seorang desainer Amerika bernama Robert Propst pada akhir tahun 1960an.

Robert membuat desain kantor yang disebut “Action Office”, dalam desainnya Robert menggunakan separator dan kubikel untuk memisahkan ruang bekerja karyawan di kantor. Hal ini secara tidak sengaja membuatnya menjadi “Father of the Cubicle”, meskipun ini sebenarnya tidak tepat.

Saat Robert mendesain Action Office yang secara tidak sengaja mendapatkan sebutan “cubicle farms” meskipun ini bukanlah tujuan awalnya. Karena sebenarnya tujuan Robert adalah mengembangkan sistem yang sama sekali tidak mendukung penggunaan cubicle pada tata ruang kantor.

Action System pada awalnya dikembangkan untuk meningkatkan produktivitas, privasi dan kesehatan karyawan, meskipun dengan mengorbankan banyak ruang kosong. Tapi sebaliknya saat ini kubikel digunakan untuk memaksimalkan penggunaan ruang, agar bisa sebanyak mungkin karyawan yang bekerja pada satu ruangan.

Hal ini sangat bertolak belakang dengan konsep desain tata ruang yang dikembangkan oleh Robert. Pada suatu kesempatan Robert mengungkapkan bahwa “Penggunaan kubikel pada korporasi modern merupakan kegilaan zaman batu.”

* Kelebihan jenis tata ruang tertutup

   - Privasi karyawan

   - Kerja bebas gangguan

   - Meningkatkan kreativitas

   - Hirarki yang jelas

   - Persaingan sehat

   - Tidak banyak gosip

   - Sehat untuk karyawan

   - Meningkatkan konsentrasi

* Kekurangan jenis tata ruang tertutup

   - Sulit mengawasi karyawan

   - Kurangnya Komunikasi Antar Karyawan

   - Lebih Mahal Untuk Dibangun

   - Ada Kemungkinan Menurunnya Produktivitas Karyawan

   - Membutuhkan Lebih Banyak Ruang

   - Karyawan Dapat Berperilaku Negatif

   - Kemungkinan Tidak Adanya Alur Kerja

   - Kemungkinan Tidak Semua Karyawan Menerima Informasi

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama 

  Tata ruang kantor berpanorama adalah tata ruang kantor yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan hiasan lainnya. Bentuk ruangan ini bertujuan agar tampilan kantor menjadi nyaman selayaknya diluar ruangan.

* Keuntungan tata ruang kantor berpanorama adalah sebagai berikut:

   - Pegawai merasa nyaman dan betah bekerja di dalam ruangan.

   - Pemandangan kantor terlihat segar dan hijau.

   - Udara menjadi lebih segar, serta suplai oksigen semakin banyak.

   - Tidak membutuhkan pencahayaan tinggi karena desain ini juga menggunakan penerangan dari            alam.

   - Produktivitas kerja meningkat, karena pekerjaan dilaksanakan dengan efisien.

* Kerugian tata ruang kantor berpanorama adalah sebagai berikut:

   - Biaya pembuatannya tinggi, karena selain membuat ruangan kantor juga membuat panorama,              atau taman dan dekorasi lainnya.

   - Biaya perawatan menjadi lebih tinggi.

   - Membutuhkan tenaga ahli dalam perancangan tata ruang kantor.

   - Konsentrasi berkurang ketika terjadi sesuatu hal yang aneh diluar ruangan.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan

  Tata ruang kantor gabungan berarti gabungan antara ketiga bentuk tata ruang sebelumnya. Penggunaan tata ruang kantor ini perlu dipertimbangkan untuk meminimalkan kerugian dan memanfaatkan keuntungan dari ketiga tata ruang sebelumnya.

* Keuntungan tata ruang kantor gabungan:

   - Dapat menjaga privasi ruang kerja direktur atau manajer (dibuat ruang tertutup)

   - Dapat menjaga wibawa pimpinan maka butuh 1 ruang kerja tertutup

   - Dapat berkoordinasi dalam 1 tim (ruang kerja terbuka)

   - Pegawai ditempatkan dalam 1 ruang terbuka untuk memudahkan pengawasan

   - Agar karyawan tidak strees dan sumpek maka kolam ikan atau taman kecil bisa dijadikan                   penenang

* Kerugian tata ruang kantor gabungan: 

   - Kantor menjadi tidak rapi karena komposisi pengaturan ruangannya berbeda

   - Pegawai yang dijadikan 1 tempat akan membuat gaduh

   - Konsentrasi agak berkurang ketika melihat dekorasi yang berlebihan